etkili işe alım süreci: yeni çalışanların hızlı uyum sağlaması için ipuçları

Onboarding yani işe alıştırma süreci, herkes için kritik bir dönemdir. Yeni çalışanlar, bu süreçte işyerlerini gerçekten görür, iyi bir izlenim bırakma baskısı yaşar ve yeni görevlerinin inceliklerini öğrenirler. İşverenler ise, uzun vadeli başarı için bir temel oluşturma ve yeni çalışanların tatmin ve verimli olabileceği bir ortam yaratma dönemindedirler.

Bu kadar önemli bir süreç şansa bırakılmamalıdır. İşe alıştırma süreci  — hazırlık, uygulama ve değerlendirme aşamalarından başlayarak, diğer kritik projeler gibi dikkatle planlanmalı ve her aşaması özenle yürütülmelidir. 

İşe alıştırma sürecinin ayrıntıları, farklı roller, şirketler ve bireyler için oldukça farklılık gösterir. Ancak deneyimler göstermiştir ki bu süreci dört ana aşamaya ayırmak ve her birini dikkatle planlamak, işe alıştırma sürecinin başarısını artırmakta ve yeni çalışanla uzun vadeli, verimli bir iş birliği olasılığını güçlendirmektedir:

1.Hazırlık veya Ön Alıştırma (Preboarding) – yeni çalışanın işe alıştırma süreci başlamadan önce.

Yeni bir işe başlamak zor ve stresli bir deneyim olabilir — bu nedenle yeni çalışanlar, işe geldiklerinde mümkün olduğunca az sürprizle karşılaşmayı tercih eder. Ön alıştırma, işe ilk gün geldiklerinde sürprizleri en aza indirerek hem yeni çalışanı hem de organizasyonun geri kalanını işe alıştırma sürecinin ilerleyen kısımlarına hazır hale getirir.

İşe alıştırma sürecinin geri kalanını daha kolay ve başarılı hale getirmenin yanı sıra, ön alıştırma süreci günümüz iş dünyasında büyük bir ihtiyaç olarak görülmektedir. Talmundo yetenek platformu ve Belçika’daki Vlerick İşletme Okulu tarafından yapılan bir ankete göre, çalışanların %40’ı işe başlamadan önce asgari bilgiye ulaşamadığını ve benzer oranda çalışan da tüm temel iş araç ve gereçlerine ulaşmasının bir haftadan fazla sürdüğünü belirtmiştir.

Durum böyleyken, iyi planlanmış bir ön alıştırma sürecinin çalışan bağlılığını önemli ölçüde artırdığı ve işe başlamadan istifa eden yeni çalışan sayısını büyük ölçüde azalttığı gözlenmiştir.

Yeni çalışanlar için bu hazırlık aşaması şunları içermelidir:

• Katılımcıların belirlenmesi — yeni çalışanın rolü ve departmanına bağlı olarak kimlerin dahil olacağı belirlenir.
• Çalışma alanının hazırlanması — bilgisayar, telefon, araçlar, kırtasiye malzemeleri, erişim kartları ve çalışanın görevini yerine getirmesi için ihtiyaç duyacağı diğer tüm gereçlerin hazırlanması.
• Organizasyona bilgi verilmesi — yeni çalışanın sıcak bir şekilde karşılanmasını sağlamak ve ekibe hızlıca uyum sağlamasına katkıda bulunmak.
• İdari işlemlerin tamamlanması — işe başlamadan önce mümkün olduğunca fazla evrak işini halletmek, ilk hafta daha önemli konulara odaklanılmasına imkan tanır.
• Adayın bilgilendirilmesi — işe dair önemli bilgilerin çoğu işe alıştırma sürecinin sonraki aşamalarında paylaşılacak olsa da, ilk hafta için bir program, gelecekteki çalışma arkadaşlarının iletişim bilgileri ve ilk gün nasıl giriş yapacağı gibi temel bilgilere sahip olması gerekir.

İşe alıştırma sürecinin geri kalan kısmı ne kadar iyi planlanmış ve bilgi yoğun olursa olsun, ön alıştırma tüm tanıtım sürecinin tonunu belirler ve yeni çalışanın olumlu bir başlangıç yapmasını sağlar. Onları işe başlamadan önce güvende ve emin hissettirmek ve sorularını yanıtlamak uzun vadede daima karşılığını verir.

2. Oryantasyon — Şirketi Tanıma

Oryantasyon, yüz yüze işe alıştırma sürecinin başlangıç aşamasıdır. İlk günlerinden itibaren çalışma arkadaşlarıyla tanışma fırsatı bulur ve yeni işyerini keşfetme şansı elde ederler. Bu süreçte ilk izlenimler oluşur — ve aktarılması gereken birçok bilgi olsa da, insan odaklı bir yaklaşım sergilemek önemlidir.

İK eğitim organizasyonu HCI tarafından yapılan araştırmaya göre, şirketlerin yarısından fazlası yalnızca süreçlere ve evrak işlerine odaklanmaktadır. Bu tür idari işlemler elbette önemlidir, ancak form doldurmak ve şirket politikalarıyla ilgili uzun sunumlar dinlemek yüksek bağlılık oluşturmaz. Başarılı işe alıştırma süreçleri, çalışanların ekip ve şirket ile bağ kurmalarını sağlayacak fırsatlar yaratmaya odaklanır. Bu dönemde önemli adımlar şunlardır:

• Hoş geldin etkinliği düzenlemek — işteki ilk hafta, yeni çalışanın kariyerinde genellikle önemli bir dönüm noktasıdır. Takımı bir araya getirerek, günlük iş ortamı dışında sosyal bağlar kurulması için fırsat yaratın.
• Önemli bilgileri ölçülü şekilde iletmek — işe alıştırma sürecinin bir parçası olarak şirket politikaları, kültür ve en iyi uygulamalar hakkında bilgi verilmesi gereklidir. Ancak tüm bilgileri ilk birkaç gün içinde aktarmak zorunda değilsiniz. Süreci haftalara yayarak daha katılımcı hale getirebilir ve yeni çalışanın bilgileri sindirmesini kolaylaştırabilirsiniz.
• Beklentileri belirlemek — bazı beklentiler ön alıştırma sırasında belirlenmiş olabilir ancak burada, şirketin denetim, geri bildirim ve iş birliği konusunda sunduklarını netleştirmelisiniz. Aynı zamanda, işe alıştırma süreci tamamlandığında yeni çalışandan beklenen performansı da açıklayın.

Oryantasyon dönemi, toplantılar, atölyeler, sunumlar ve gayriresmi buluşmalarla olumlu bir başlangıç hissi oluşturmalı ve yeni çalışanın önündeki aylara dair güven duymasını sağlamalıdır.

3. Eğitim — Role Özgü Yetkinliklerin Geliştirilmesi

Oryantasyon aşaması, yeni çalışanın organizasyona aidiyet duygusunu güçlendirmeye ve tüm çalışanların bilmesi gereken anahtar bilgileri paylaşmaya odaklanırken, eğitim ise kişinin rolüne özel hazırlıklarını kapsar. Bu aşamanın ayrıntıları, çalışanın göreviyle doğrudan ilişkilidir ve şunları içerebilir:

• Temel iş araç ve yazılımlarında eğitim — çalışanın kullanacağı CAD yazılımı veya CRM sistemi gibi araçlardan, sürece yönelik güvenlik protokollerine kadar eğitimler sağlanabilir.
• Dahili yönetim araçlarının tanıtılması — örneğin, ücretli izin rezervasyon sistemi veya şirket intraneti gibi sistemlerin tanıtımı.
• Süreç bilgisi — yeni çalışanın organizasyonel yapıda nerede yer aldığı, hangi diğer ekip veya departmanlarla etkileşimde bulunduğu.

İK departmanı olarak, eğitim sürecinin tasarlanması ve yürütülmesi zor olabilir — bu aşama gerekli uzmanlığa sahip takım üyeleri tarafından gerçekleştirilmelidir. Ancak İK, eğitimin önemini vurgulamak ve eğitmenlerin hazırlığını desteklemek açısından kritik bir rol oynar.

Tüm işe alıştırma süreci adımları arasında, eğitim muhtemelen yeni çalışan için en önemli olanıdır. 2024 Workmonitor raporumuzda dünya genelinde binlerce çalışan, mevcut işlerinde eğitimin önemli olduğunu belirtmiş ve bu oran %72 olarak kaydedilmiştir. Amazon ve Gallup tarafından yürütülen bir ankette ise, katılımcıların %57’si işteki becerilerini geliştirecek eğitimlere “çok” veya “aşırı derecede” ilgi duyduklarını ifade etmiştir.

Çalışanlarınızın, işlerinde uzmanlaşmaları için gerekli eğitimi almaya istekli olmaları kuvvetle muhtemeldir — bu yüzden eğitim sürecinin planlanmış ve işe alıştırma sürecinde ön planda tutulduğundan emin olun.

4. Entegrasyon — Ekibin Gerçek Bir Üyesi Olmak 

Bu geçiş sürecinde, çalışan "yeni işe alınan" statüsünden doğal bir takım üyesi haline gelir. Bu genellikle çalışan rolünü derinlemesine anladıkça ve normal verimlilik seviyesine ulaştıkça haftalar veya aylar boyunca gerçekleşir.

Entegrasyonu, zamanla doğal olarak gerçekleşecek bir süreç olarak görmek kolaydır, ancak bu her zaman böyle değildir. Bunu hala işe alıştırma sürecinin bir parçası olarak görmeli ve olabildiğince sorunsuz hale getirmek için çaba göstermelisiniz — hazırlık, oryantasyon ve işe alıştırma aşamalarında yaptığınız gibi.

Uygulamada bu, yöneticilerin ve İK’nın, yeni çalışan ilerledikçe onunla etkileşimi sürdürmesi anlamına gelebilir. İlk haftadaki kadar sık görüşme yapmanıza gerek olmayabilir, ancak ilk günden sonraki haftalar veya aylarda düzenli kontrol toplantıları planlamak, ortaya çıkabilecek sorunları çözmenize yardımcı olabilir.

Kültürel entegrasyonun başarıyla gerçekleştiğinden emin olmak için zaman ayırmak, sorunların ortaya çıkmadan önce önlenmesini sağlar ve ciddi maliyet tasarrufları yaratabilir — MIT Sloan Management Review'de yayımlanan araştırmalar, kurumsal kültür sorunlarının işten ayrılan çalışanlar için maaştan 10.4 kat daha önemli bir etken olduğunu buldu, bu yüzden çalışan devir maliyetlerinin yüksek olduğu bir ortamda kültürel uyum sağlamak tasarruf sağlar.